Мирноградська територіальна громада

Правильно і своєчасно оформляти документи, пов’язані з трудовою діяльністю найманих працівників, завжди було вкрай важливо. А останнім часом їх значущість зросла ще більше. Адже відсутність кадрової документації або її неправильне складання може обернутися для роботодавця і його посадових осіб серйозними санкціями. Які це санкції, хто і в яких випадках може їх застосувати, ви дізнаєтеся із цієї статті. А почнемо ми з порядку проведення «трудових» перевірок.

Перевірки: стисло про головне

Нормативно-правовою базою є Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП), Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» (далі — Закон № 877), Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закон України «Про охорону праці», Порядок державного контролю за додержанням законодавства про працю (далі — Порядок № 295), Порядок накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення.

Хто перевіряє?

На сьогодні повноваження з проведення перевірок у сфері праці мають Держпраці, частково — органи місцевого самоврядування й органи ДФСУ. Проте основним перевіряючим і штрафуючим органом є Держпраці

Як перевіряють?

Керуватися «трудовий» інспектор буде передусім Порядком № 295 і Законом № 877. При цьому згаданий Порядок виділяє два види заходів контролю: інспекційні відвідування і невиїзні інспектування.

Інспекційні відвідування — це щось подібне до виїзних перевірок у податківців. У свою чергу, невиїзні інспектування є аналогом невиїзних перевірок, тобто контрольних заходів, які проводяться в приміщенні органів Держпраці.

Причому є один важливий момент: означені заходи в Порядку № 295 не визначені ні як планові, ні як позапланові. Але, судячи з підстав для їх проведення, ми маємо справу саме з позаплановим контролем.

Підстави для інспекційних відвідувань передбачені п. 5 Порядку № 295 і характеризуються великою різноманітністю. Серед них:

1) звернення працівника з повідомленням про порушення стосовно нього законодавства про працю;

2) звернення фізособи, стосовно якої порушено правила оформлення трудових відносин;

3) рішення суду, повідомлення правоохоронних органів про порушення законодавства про працю;

4) повідомлення посадових осіб органів держнагляду (контролю) про виявлені в ході виконання ними контрольних повноважень ознаки порушення законодавства про працю (тобто це можуть бути, наприклад, перевіряючі органів Держпродспоживслужби або Держекоінспекції);

5) інформація від територіальних органів Держстату, ДФСУ і ПФУ;

6) інформація від профспілкових органів;

7) рішення керівника органу контролю про проведення інспекційних відвідувань з питань виявлення неоформлених трудових відносин. Таке рішення приймається за результатами аналізу інформації, отриманої зі ЗМІ, інших джерел, доступ до яких не обмежений законодавством, а також джерел, перелічених у пп. 1–6 цього списку.

Будь-яке інспекційне відвідування підлягає повідомній реєстрації в Держпраці або територіальних органах до початку його проведення.

За наявності підстав, зазначених у пп. 1, 3–6 наведеного переліку, можуть проводитися невиїзні інспектування. При цьому рішення про їх проведення узгоджуються з роботодавцем (об’єктом, який інспектується).

У цьому випадку інспектування проводиться в приміщенні контролюючого органу на підставі документів і пояснень роботодавця.

Максимальний строк проведення інспекційного відвідування або невиїзного інспектування складає 10 робочих днів, а для суб’єктів малого (у тому числі мікро-) підприємництва — 2 робочі дні (п. 10 Порядку № 295).

Під час підготовки до проведення контрольних заходів перевіряючий може вимагати інформацію та/або документи, які стосуються предмета «перевірки», від роботодавця, держорганів. Також він може отримувати необхідні відомості шляхом проведення аналізу загальнодоступної інформації про стан дотримання законодавства про працю.

Документи, отримані під час підготовки до проведення контрольних заходів, які містять інформацію про порушення, долучаються до матеріалів інспектування.

Тому якщо ви отримали інформаційний запит з Держпраці, поставтеся до цього з особливою обережністю. Визнання у відповіді факту відсутності будь-яких документів або їх неправильне складання можуть зіграти з вами злий жарт.

Відповідно до п. 8 Порядку № 295 про проведення інспекційного відвідування інспектор праці повинен повідомити об’єкт відвідування (тобто роботодавця) або уповноважену ним посадову особу. Проте якщо інспекційне відвідування стосується виявлення неоформлених трудових відносин, то інспектор може цього і не робити.

Зверніть увагу: Порядок № 295 не передбачає ані строків, ані порядку повідомлення роботодавця. Причому в цьому випадку неможливо застосувати і положення ч. 4 ст. 5 Закону № 877, оскільки у зазначеній нормі йдеться про планові заходи. У свою чергу, інспекційне відвідування плановим заходом ніяк не назвеш. Виходить, що п. 8 Порядку в цьому випадку — лише формальність.

Як інспектор підтверджує свої повноваження?

Відповідно до п. 9 Порядку № 295 під час інспекційного відвідування інспектор праці повинен пред’явити роботодавцеві або уповноваженій ним особі своє службове посвідчення, форма якого затверджена наказом Мінсоцполітики від 24.05.2017 р. № 866. При цьому посвідчення, про яке відсутня інформація в реєстрі посвідчень інспекторів праці, вважається недійсним. Перевірити інформацію про службове посвідчення ви можете на сайті Держпраці.

Зазначимо, що згідно з ч. 5 ст. 7 Закону № 877, окрім службового посвідчення, від контролера вимагається пред’явити ще і посвідчення (направлення) на проведення заходу контролю, а також надати роботодавцеві його копію. Таким чином, Порядок № 295 у цьому питанні не цілком відповідає Закону № 877.

Безкарно не допустити перевіряючого до проведення інспекційного відвідування ви можете, тільки якщо (п.п. 2 п. 14 Порядку № 295):

• в інспектора відсутнє службове посвідчення;
• на офіційному веб-сайті Держпраці відсутнє рішення Мінсоцполітики про форми службового посвідчення інспектора праці, акта, довідки, припису, вимоги, перелік питань, що підлягають інспектуванню;
• строк проведення інспекційного відвідування перевищує 10 робочих днів, а для суб’єктів малого (у тому числі мікро-) підприємництва — 2 робочі дні.

У вас відсутні документи, ведення яких передбачене трудовим законодавством

У цьому випадку інспектор складе акт про неможливість проведення інспекційного відвідування (невиїзного інспектування). Одночасно з актом він випише письмову вимогу із зазначенням строків для їх відновлення. На час виконання такої вимоги строк проведення контрольного заходу зупиняється (п. 18 Порядку № 295).

Якщо кадрові документи відновлені у встановлений строк, то фінансові та адмінсанкції ані до госпсуб’єкта, ані до його посадових осіб не застосовуються. Таке правило встановлює ч. 11 ст. 7 Закону № 877.

Винятком є відповідальність за:

• використання праці неоформлених працівників;
• несвоєчасну і не в повному обсязі виплату зарплати;
• недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці.

У цьому випадку притягнення до відповідальності здійснюється одночасно з внесенням припису. І факт усунення виявлених порушень ніякої ролі не відіграє (п. 29 Порядку № 295).

За результатами проведення інспекційного відвідування / невиїзного інспектування складається акт, а в разі виявлення порушень законодавства про працю — також припис про їх усунення.

Акт складають у двох примірниках: один — для контролюючого органу, другий — для роботодавця. Якщо ви не згодні з викладеним в акті, то можете підписати цей документ з письмовими зауваженнями, які є його невід’ємною частиною. Їх необхідно подати протягом 3-х робочих днів з дня підписання акта.

У ракурсі кадрової документації серед прав інспектора Держпраці особливо цікавим для нас є його право ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами і документами, ведення яких передбачене законодавством про працю, і отримувати засвідчені роботодавцем (об’єктом відвідування) копії або витяги з документів.

Зауважте: перевіряючий може цікавитися тільки документами, що містять інформацію з питань, які є предметом інспекційного відвідування / невиїзного інспектування.

Ще один важливий нюанс: інспектор може вилучити тільки копії або витяги з документів, але ніяк не оригінали.

Якщо «трудовий» інспектор захоче отримати на руки оригінали, то він повинен з ними ознайомитися у вас в офісі (у випадку з інспекційним відвідуванням) або при вас же, але в приміщенні контролюючого органу (у випадку з невиїзним інспектуванням).

Які саме документи можуть зацікавити інспектора праці?

Їх перелічила ще Держінспекція з питань праці в листі від 16.10.2012 р. № 4014/21/01/01-12. Це:

1) трудові книжки працівників, їх особові картки, книга обліку руху трудових книжок, заяви про прийняття, переведення, звільнення тощо;

3) накази з особового складу (про прийняття, переведення, переміщення, звільнення, надання відпусток, установлення доплат, премій, надбавок тощо);

4) табелі обліку використання робочого часу;

5) відомості нарахування заробітної плати;

6) документи, що підтверджують факт виплати заробітної плати;

7) документи, які визначають статус роботодавця (статут, положення), повноваження керівника суб’єкта господарювання (контракт, наказ або розпорядження про призначення);

8) документи, які встановлюють трудовий розпорядок і умови праці (Правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, положення про оплату праці, графіки відпусток);

9) інші документи, що містять необхідну для перевірки інформацію (наприклад, штатний розпис, попередження працівників про скорочення штату або чисельності, зміну істотних умов праці тощо).

Відповідальність роботодавців за «трудові» порушення

1. Фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту).

Відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника чи уповноваженого ним органу, і повідомлення ДФСУ в порядку, встановленому КМУ.

При проведенні контрольних заходів із питання оформлення працівників інспектор може попросити у вас накази (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу або письмові трудові договори / контракти.

2. Оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві.

Відповідно до ст. 56 КЗпП за згодою між працівником і роботодавцем може встановлюватися як при прийнятті на роботу, так і пізніше неповний робочий день або неповний робочий тиждень.

Роботодавець зобов’язаний установити неповний робочий день (тиждень) на прохання:

1) вагітної жінки;

2) жінки, яка має дитину віком до 14 років або дитину-інваліда (у тому числі таку, що знаходиться під її опікуванням);

3) особи, що здійснює догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медвисновку.

У межах випадку, про який ми говоримо, інспектор може вимагати, наприклад:

• табелі обліку використання робочого часу;
• документи про виробіток;
• колективний договір;
• трудові договори / контракти;
• накази про встановлення для конкретного працівника неповного робочого дня або тижня;
• Правила внутрішнього трудового розпорядку тощо.

3. Виплата зарплати (винагороди) без нарахування і сплати ЄСВ і податків.

Ці положення ст. 265 КЗпП, як і попередні, спрямовані на боротьбу із зарплатою «в конвертах». Що стосується відповідальності за порушення вимог податкового законодавства і законодавства про ЄСВ, то вона передбачена ПКУ і Законом № 2464 відповідно.

У зв’язку з проведенням контрольних заходів із цього питання інспектор може вимагати:

• штатний розпис;
• табелі обліку використання робочого часу;
• документи з обліку виробітку;
• документи, що підтверджують нарахування і виплату заробітної плати.

Тобто роботодавцеві може загрожувати штраф, якщо він більше ніж на місяць пропустить строки:

• виплати зарплати, встановлені ст. 115 КЗпП. Пам’ятайте: роботодавець зобов’язаний виплачувати заробітну плату працівникам не рідше 2 разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;
• проведення остаточного розрахунку при звільненні, встановлені в ст. 116 КЗпП. В загальному випадку при звільненні працівника виплата всіх належних йому сум здійснюється в день звільнення;
• виплати відпускних. Відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпустки).

Які документи у зв’язку із цим може попросити інспектор? Це можуть бути:

• відомості нарахування заробітної плати;
• накази (розпорядження) про преміювання, встановлення доплат і надбавок, надання відпустки, звільнення тощо;
• графік відпусток;
• документи, що підтверджують факт виплати заробітної плати.

Якщо ви стягуєте з працівників якісь суми, то підтвердженням цьому можуть стати відповідні виконавчі документи, накази про утримання сум заборгованості працівників з їх заробітної плати згідно зі ст. 127 КЗпП, заяви працівників тощо.

4. Недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці.

Про які гарантії йдеться? Насамперед про встановлені КЗпП і ст. 12 Закону України «Про оплату праці».

Перелічимо найпоширеніші порушення, які підпадають під «недотримання мінімальних держгарантій в оплаті праці»:

• установлення окладів (тарифних ставок) на рівні нижче прожиткового мінімуму для працездатних осіб, виплата зарплати в розмірі нижче мінімальної заробітної плати, розрахованої пропорційно виконаній нормі праці;
• недотримання порядку оплати праці в нічний час, у святкові, неробочі та вихідні дні, у надурочний час, при невиконанні норм виробітку при виготовленні продукції, що виявилася браком, а також часу простою не з вини працівника та освоєння нового виробництва;
• недотримання порядку оплати праці за виконану роботу у відрядженні;
• недотримання гарантій зі збереження середнього заробітку у випадках, передбачених КЗпП, та інші.

У цьому ключі, окрім документів, про які ми сказали в межах абзацу третього ч. 2 ст. 265 КЗпП, інспектор може вимагати, наприклад:

• положення про оплату праці;
• штатний розпис;
• табелі обліку використання робочого часу;
• накази про направлення працівників у відрядження;
• документи, пов’язані із залученням працівників до роботи у святкові, неробочі і вихідні дні, а також у надурочний час тощо.

5. Порушення інших вимог трудового законодавства.

Що це можуть бути за порушення? Усі їх перелічувати не будемо. Зупинимося на найпоширеніших. А саме:

• нескладання графіка відпусток і неповідомлення працівникам за два тижні про початок відпустки;
• ненарахування компенсації втрати частини зарплати у зв’язку з порушенням строків її виплати;
• порушення строків попередження про зміну істотних умов праці;
• неознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку (ст. 29 КЗпП);
• недотримання умов і порядку надання щорічних відпусток, відкликання з відпустки або її перенесення (ст. 79 КЗпП);
• незастосування коефіцієнта коригування згідно з п. 10 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100;
• недотримання граничних норм надурочних робіт, установлених у ст. 65 КЗпП;
• залучення працівників до роботи у вихідні дні з порушенням порядку, встановленого ст. 71 КЗпП;
• порушення норм у сфері охорони праці та інші.